tentang halaman web disimpan dalam sebuah database indeks untuk digunakan dalam pencarian selanjutnya. Sebagian mesin pencari, seperti Google, menyimpan seluruh atau sebagian halaman sumber (yang disebut cache) maupun informasi tentang halaman web itu sendiri.
Ketika seorang pengguna mengunjungi mesin pencari dan memasukkan query, biasanya dengan memasukkan kata kunci, mesin mencari indeks dan memberikan daftar halaman web yang paling sesuai dengan kriterianya, biasanya disertai ringkasan singkat mengenai judul dokumen dan terkadang sebagian teksnya.
Mesin pencari lain yang menggunakan proses real-time, seperti Orase, tidak menggunakan indeks dalam cara kerjanya. Informasi yang diperlukan mesin tersebut hanya dikumpulkan jika ada pencarian baru. Jika dibandingkan dengan sistem berbasis indeks yang digunakan mesin-mesin seperti Google, sistem real-time ini unggul dalam beberapa hal seperti informasi selalu mutakhir, (hampir) tak ada broken link, dan lebih sedikit sumberdaya sistem yang diperlukan (Google menggunakan hampir 100.000 komputer, Orase hanya satu.). Tetapi, ada juga kelemahannya yaitu pencarian lebih lama rampungnya.


